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Como terminar uma apresentação arrasando

Você sabe que é importante ganhar a atenção do seu público desde o começo de uma apresentação, painel ou palestra. Mas, se o começo tem que estar impecável, o andamento dela e o final também são importantíssimos.

Além de caprichar muito no conteúdo da sua apresentação e desenhá-la desde o início pensando nos pontos altos e baixos para a plateia, você também precisa se atentar para a maneira de se apresentar.

A gente já listou as 10 frases que estragam qualquer apresentação para você não errar na hora de falar com uma plateia e, agora, vamos te mostrar como terminar uma apresentação arrasando e transformar o seu último slide em um grand finale.

1. Esqueça o slide “Perguntas?”

É muito mais interessante que as perguntas sejam feitas e respondidas conforme a apresentação for acontecendo. Isso garante que elas estarão relacionadas ao conteúdo apresentado e que a resposta esteja fresquinha e bem formulada na sua mente. Então pode tirar esse slide final do seu arquivo: deixe que as pessoas se envolvam com o que você está passando para elas e incentive isso. Com certeza isso vai deixar todo mundo mais interessado.

2. Use um call to action

O objetivo da maioria das apresentações é levar as pessoas a tomarem uma atitude: estudar aquele assunto, avaliar aquele conteúdo bem, comprar a ideia ou investir no seu negócio. Um jeito legal de terminar sua fala, então, é colocar algum comando no imperativo, como “participe”, “apoie essa causa” ou uma frase que tenha relação com o produto, serviço ou projeto que você está apresentando.

3. Saiba como terminar uma apresentação com uma história

Outra ideia que pode destacar sua apresentação é finalizar com histórias que sintetizem e exemplifiquem o que você explicou anteriormente. O poder que boas histórias têm sobre a atenção das pessoas é fenomenal (você pode aprender um pouco mais sobre isso nesse Curso de Storytelling).

Não precisa ser uma longa história – até para que ninguém fique cansado e comece a te achar uma pessoa monótona -, mas você pode contar uma história que aconteceu com você, com alguém que você conhece ou até mostrar uma palestra do TED Talks que tenha a ver com o seu conteúdo.

4. Coloque uma frase famosa, inspiradora ou divertida

Gente que sabe como terminar uma apresentação do melhor jeito costuma colocar quotes no final da apresentação, depois de mostrar um projeto longo ou propostas com muitos números e dados. Faça isso de uma forma que leve a galera a pesquisar mais sobre o conteúdo ou, ainda, que sintetize o que você falou e faça as pessoas rirem um pouco. Procure autores, referências de filmes, séries e até frases famosas de personagens queridos pelo seu público — e que tenham a ver com o seu negócio!

5. Entregue o seu conteúdo de alguma forma

Tem um slide legal? Passou vídeos ou posts de algum blog? Disponibilize isso para quem está assistindo. No final da sua apresentação, você pode liberar o arquivo com o que você mostrou ou pedir a autorização das pessoas para enviar um e-mail com todas as considerações da reunião. É legal para quem te assistiu ter acesso a isso depois que você for embora: eles podem rever termos, estudar o conteúdo ou levar a informação para outras pessoas (além de sentirem que você se importa com elas ao disponibilizar o que apresentou!).

Dica extra: capriche na hora de planejar sua apresentação desde o início

Nenhuma apresentação consegue prender a atenção do público 100% do tempo. Quando você ainda está anotando algumas ideias no papel, começando a planejar sua fala, já é possível perceber quais serão os pontos altos e baixos daquela apresentação.

O principal de tudo é saber organizar esses pontos magistralmente para que o público tenha a melhor experiência possível, mantenha o foco e absorva o seu conteúdo.

Quer saber na teoria e na prática como narrativa, formato, conteúdo, oratória, comunicação não-verbal, emoções, e, é claro, uma dose de storytelling funcionam?

Gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação

Os segredos de gestão do tempo são essenciais para o sucesso de consultorias de marketing. Os consultores de marketing trabalham sobre uma linha tênue para caminhar entre criatividade e execução. Por um lado, devemos desenvolver continuamente ideias inovadoras que mantenham os clientes à frente dos concorrentes. Por outro lado, também devemos ser altamente eficientes na implementação de campanhas e programas

Felizmente, a tecnologia está aqui para ajudar. Neste post, vamos dar algumas dicas sobre gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação, com o objetivo que eles possam se dividir entre esses dois lados que, embora sejam vistos como opostos, têm que ser trabalhados para se complementarem.

1) Examine estrategicamente o seu trabalho.

Antes de passar muito tempo no aspecto tecnológico deste artigo, vamos primeiro dar um passo pra trás e examinar o todo um pouco. Se você está no negócio há muito tempo, você provavelmente já tem um bom sentimento quanto o seu modelo de negócios. Mas você já parou para considerar especificamente a parte mais banal de como você trata e cobra seus clientes?

Para fazer isso, pegue um quadro branco, caderno ou seu notebook mesmo e liste seus clientes mais importantes, ou os que te rendem mais receita. Abaixo do nome de cada cliente, responda estas questões:

  • Qual é a natureza do meu relacionamento? (por hora, retentor fixo, por entrega, etc.)
  • Quais os serviços que presto dentro do escopo desse relacionamento?
  • Quanto eu costumo cobrar por cada serviço?
  • Algum desses serviços segue ciclos de produção semelhantes, independentemente do cliente? (ou seja, pitching, redação, escrita, edição, etc.)
  • Quais passos nos ciclos de produção são conhecidos por ter gargalos?
  • O que eu (ou outros na minha equipe) esquecemos regularmente de fazer?

Qual é o objetivo de fazer esse exercício: no contexto desta discussão, você estará preparando as bases para projetar fluxos de trabalho mais eficazes em seu sistema de gerenciamento de projetos. De uma perspectiva mais ampla, você também pode identificar novas oportunidades de upselling. O que funciona para um cliente geralmente funciona para vários outros (não todos). Saber como seu trabalho funciona é essencial para uma boa gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação

Um conteúdo interessante seria você ler: 9 dicas de produtividade de pessoas realmente ocupadas.

2) Divida seu trabalho em dois momentos.

Muitas vezes ouvimos especialistas comparando o marketing com um motor. Antes de ligar o motor do seu veículo, primeiro você deve colocar o tipo certo de combustível. À medida que seu carro leva te aonde você precisa ir, o tanque de combustível começa a se esgotar. A menos que você queira ficar encalhado em algum lugar, você deve recarregar continuamente o tanque antes de chegar chegar ao fim. E sempre é aconselhável ter um mecânico qualificado para executar diagnósticos e recomendar a manutenção preventiva contínua.

Como o motor do seu carro, o mecanismo de marketing do seu cliente depende de você para alimentá-lo. Conteúdo de qualidade, decisões sábias de SEO, design web amigável para dispositivos móveis e uma marca forte são apenas algumas das importantes responsabilidades que estão sempre em andamento. Tal como o mecânico, você também observa atentamente o desempenho revisando relatórios de tráfego, dados dos leads gerados, análise de e-mail, custos de aquisição. Você usa essas informações para recomendar novas iniciativas interessantes, com o objetivo de otimizar o desempenho.

Embora existam muitas partes que mudam, a maioria das tarefas geralmente se enquadra em uma das duas categorias: pontuais ou recorrentes. Fizemos já um post sobre por que você deve repensar a duração das tarefas.

Antes de começarmos com táticas de gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação, faça uma lista de suas tarefas que se repetem. À medida que você olha para os muitos serviços que você fornece, pode ser surpreendente ver quantos ocorrem de forma recorrente. A menos que você já esteja usando o software de gerenciamento de projetos, simplesmente lembrar de fazer essas tarefas no tempo pode ser uma dificuldade. Olhando para nossa própria lista de tarefas aqui da Polímatas, devo admitir que há muitas responsabilidades recorrentes, como:

Por mês

  • Desenvolver planos de conteúdo
  • Revisar e interpretar os relatórios de tráfego do site do Google Analytics
  • Revisar cobranças e faturas
  • Revisar e preparar os eventos
  • Verificar relatórios de análise de SEO

Semanal

  • Preparar as newsletters
  • Escrever e publicar artigos de blog
  • Produzir os eventos
  • Criar materiais gráficos para as redes sociais e site

Diariamente

  • Responder dúvidas dos visitantes
  • Fazer follow up dos interessados
  • Postar nas redes sociais

Identificar suas tarefas que se repetem é relativamente fácil. Mas e quanto a coisas menos previsíveis? Por exemplo, se você é um consultor de marketing digital, provavelmente ajudou um cliente a promover um ebook ou dois. À primeira vista, isso parece um compromisso pontual. Na realidade, embora o ebook específico seja novo, o processo geralmente segue um padrão semelhante. Passe o tempo listando as etapas que você costuma seguir para ajudar a colocar um material para download. Sua lista pode incluir:

  • Reunir conteúdo
  • Escrever
  • Pedir que o cliente revise
  • Criar o layout
  • Criar landing page e página de agradecimento
  • Criar sequência de automação de e-mails
  • Ativar integração de CRM para os leads
  • Aprovação final do cliente
  • Configurar o rastreamento de metas

Percorra esse processo para qualquer outro trabalho que exija um fluxo de trabalho de produção específico, mas não ocorre necessariamente dentro de um período de tempo previsível. Os exemplos podem incluir:

  • Desenhar um novo site
  • Promover um webinar
  • Desenhar uma nova campanha
  • Escrever uma postagem como guest post
  • Produzir um vídeo de treinamento
  • Implantar um novo sistema de CRM
  • Implementar um pacote de automação de marketing

3) Crie padronização com tecnologia.

Agora que você documentou como seu tempo é gasto, a diversão vai começar. Um sistema como CRM ou um sistema de agendamento pode ajudar a criar padronização do trabalho, ao mesmo tempo em que reduz a sua propensão para o esquecimento.

Dica: 3 extensões do Chrome para te ajudar com Vendas

A maioria dos seus clientes prefere ser cobrada mensalmente. No entanto, você tem alguns no faturamento quinzenal. Com tudo mais na sua lista de tarefas, manter essas datas organizadas é mais desafiador do que parece. Esquecer de faturar um cliente não é apenas ruim para o seu fluxo de caixa, mas também envia a mensagem errada sobre suas habilidades de gerenciamento de projetos. Se você ainda não pode enviar uma fatura na hora, como você pode confiar em outros assuntos mais importantes?

Automatize o faturamento do cliente configurando tarefas repetidas em seu sistema de gerenciamento de projetos. Para os clientes em uma programação mensal, você pode simplesmente configurar uma única tarefa recorrente (para evitar desordens de tarefas desnecessárias).

Agora, vamos cuidar do seu punhado de clientes que preferem o faturamento bi-semanal. Defina a tarefa para ocorrer pela primeira vez na próxima data de vencimento e selecione uma programação de repetição “de duas em duas semanas” no seu sistema de calendário ou de cobranças.

Ao automatizar suas tarefas repetidas, é provável que você encontre novas horas na sua agenda. Reinvide parte desse tempo para construir operações mais escaláveis para sua empresa.

Recordando o exemplo do ebook, discutimos como a produção de tal material segue um processo específico e previsível (reunir conteúdo, editar cópia, projetar layout, etc.). Independentemente do tema do ebook, essas etapas devem ser seguidas todas as vezes. Por consequência, faz sentido criar um conjunto de atividades para servir de modelo para seus marcos ou pipelines do projeto.

Uma vez criado, o conjunto de atividades pode ser aplicado a todos os futuros whitepapers que sua equipe produz. Em vez de perder tempo para descobrir o que acontece a seguir, todos os seus passos estão claramente definidos com um único clique.

4) Comprometa-se a uma vida de trabalho disciplinada.

Como consultor de marketing e comunicação, você é um especialista em fazer malabarismos com muitas coisas ao mesmo tempo. Reuniões de clientes, telefonemas, e-mails e webinars são apenas algumas das muitas prioridades em sua jornada de trabalho ocupada.

Sem uma abordagem disciplinada, pode ser fácil ficar muito sobrecarregado. Afinal, seus clientes contam com seus conhecimentos de polímata para crescerem seus negócios. Para fornecer conselhos prudentes e oportunos, os profissionais de marketing devem possuir habilidades de priorização de nível especializado.

Como você consegue isso para o seu negócio de consultoria? Digitar sua lista de tarefas (conforme descrito nas três etapas anteriores) é um ótimo primeiro passo para dar. Ao contrário de notas manuscritas ou mesmo de uma planilha no Excel, um sistema de gerenciamento de projetos ajuda você a visualizar sua carga de trabalho diária. Ao atribuir datas de vencimento para si mesmo, suas tarefas podem ser ordenadas automaticamente por data de vencimento ou prioridade.

É importante notar que qualquer lista de tarefas (seja digital ou no papel) é tão boa quanto o que você faz com isso. A falta de verificação periódica fará com que você apenas se sinta mais pra trás.

Para evitar esta situação, defina como objetivo verificar sua lista de tarefas pelo menos diariamente (de preferência pela manhã). Identifique o que deve ser feito hoje; qualquer outra coisa pode acontecer como uma segunda prioridade (ou ser postergada para uma data posterior). À medida que você completa as tarefas, certifique-se de as marcar como “feitas” no seu software de gerenciamento de projetos. Este passo é particularmente importante para a repetição de tarefas, de modo a garantir que as futuras tarefas sejam criadas pelo sistema, caso ele crie automaticamente – muitos sistemas de gerenciamento de tarefas fazem essa automação quando definida pelo usuário: a tarefa reaparece quando você marca como feita, apenas com uma nova data.

5) Delegue primeiro, sempre que possível.

Seja gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação ou para qualquer outra profissão, uma tarefa ociosa representa uma oportunidade perdida – especialmente se envolve trabalho que requer colaboração em grupo. Ao enfrentar uma lista de tarefas com uma dúzia ou mais, dê preferência àquelas que podem ser delegados.

Por exemplo, digamos que sua lista de tarefas está cheia de (entre outras coisas) ideias de infográficos para clientes. Embora você não seja a pessoa que vai desenhar os gráficos, cada conceito requer sua atenção. Antes que seu designer possa iniciar o trabalho, você deve primeiro analisar uma ideia, fornecer informações detalhadas e explicar sua visão geral. Fazer esse tipo de delegação não exige um investimento significativo do seu tempo. Mas com tudo mais em sua agenda, é natural deixá-lo para mais tarde. Infelizmente, ao fazer isso, seu designer estará ocioso, esperando suas ordens.

Se você lida com isso, pode se interessante ler este artigo: Dicas práticas de como responder um briefing

Com um sistema de gerenciamento de projetos contínuos, você pode agilizar seu processo de delegação, aumentando assim como uma probabilidade de você realmente delegue as tarefas. A maioria dos sistemas de gestão de tarefas faz com que delegar seja tão fácil quanto atualizar o usuário “dono” da tarefa – apenas um campo pra mudar.

Claro, em dias caóticos, talvez não seja possível encontrar tempo para delegar. O estudo de gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação pode ter uma boa intenção, mas nem sempre é viável. Tudo bem. Apenas tenha certeza de deixar o tempo de delegação em seus dias “normais” (se existirem dias assim) e semper procurar coisas que podem ser delegadas para os outros. Assim, você vai manter os outros ocupados, melhorar a produtividade da sua equipe e tornar sua carga de trabalho muito mais leve e cheia de realizações.

6) Crie um senso de prestação de contas.

Mesmo os melhores planos são inúteis sem uma adequada prestação de contas. À medida que os dias e as semanas passam, você pode estar tentado a cair em suas rotinas antigas. Não deixe isso acontecer com você. Em vez disso, procure ajuda da tecnologia que possa servir como seu parceiro para isso.

Por exemplo, sistemas de gestão de tarefas podem te lembrar quando as tarefas importantes estão por vencer. Ao ter lembretes de tarefas, você pode garantir que nada escape de suas mãos. Uma reunião semanal ou mensal para repassar as tarefas e que uns lembrem os outros de prazos pode funcionar também.

Para você ter de forma mais fácil um relatório das responsabilidades dos outros, considere construir um dashboard com as responsabilidades atrasadas, separadas por nomes dos donos.

Do ponto de vista da big picture, também é aconselhável incorporar um processo de feedback em seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos. Nem todos os projetos são planejados, o que significa que provavelmente há lições valiosas para aprender.

Ao ler sua lista de projetos concluídos, considere estas questões.

  • Nós acabamos antes, depois ou no horário previsto?
  • O que causou o desvio de nosso plano original?
  • Haviam certas tarefas que seguraram o processo pra trás?
  • Os membros da equipe estão constantemente obstruindo as coisas?
  • Algumas tarefas podem ser mescladas em menos itens, criando assim menos confusão?
  • O cliente saiu satisfeito com o resultado?
  • Quanto tempo de inatividade foi atribuído aos atrasos de delegação?
  • No final do dia, este projeto foi lucrativo para nossos negócios?

Claro, uma retrospectiva em profundidade não faz sentido para cada produto de trabalho. Dependendo do modelo de sua empresa, pode ser melhor verificar ao acaso. Ou pode ter mais sentido rever projetos fechados em um determinado orçamento ou quantidade de horas ou mesmo a cada trimestre ou semestre. De qualquer forma, defina um processo para o seu negócio e fique com ele. Use essas informações para otimizar ainda mais as futuras decisões de trabalho e tecnologia.

Melhorando a gestão de tempo para consultores de marketing e comunicação.

Melhor Gestão do Tempo = Clientes mais felizes. Os clientes não pagam apenas por pagar. Em vez disso, o objetivo de qualquer consultor de marketing e comunicação é oferecer mais valor do que o que o cliente paga. Aproveitar ao máximo cada minuto, hora e dia com um melhor gerenciamento de tempo assegurará que os clientes sempre o vejam como um fornecedor valioso.

Felizmente, a tecnologia continua a oferecer soluções inovadoras para até mesmo os mais difíceis desafios de produtividade. Tire um tempo para identificar regularmente seus gargalos, mapear fluxos de trabalho mais eficientes e implantar recursos de software que possam trazer sua visão à vida.

Se quiser entrar mais no assunto sobre produtividade, você pode curtir ler sobre os 10 mitos de produtividade que te impedem de ser mais eficiente.

Como ter reuniões de equipe mais produtivas

Conduzir reuniões mais produtivas com sua equipe ou clientes poucas vezes é um objetivo claro nas organizações, mas se você trabalha em equipe, cada vez mais as pessoas têm um certo rancor das reuniões improdutivas, que drenam o tempo; então as pessoas podem criar um medo a qualquer solicitação em que aparece em suas agendas.

Pior ainda, elas podem se resignar à ideia de que todas as reuniões são ruins à sua maneira, e é seu dever simplesmente tolerá-las à medida que o relógio anda.

“Reunião” tornou-se de alguma forma uma palavra suja, quando ouvimos alguém dizer “tive um dia cheio de reuniões”, sentimos pena e não inveja. É seu dever como gestor de uma empresa e empreendedor ou líder, aprender como fazer suas reuniões de equipe sejam mais produtivas.

A razão pela qual muitos de nós tememos reuniões é que muitas vezes damos muita atenção ao que estamos discutindo – o documento que estamos compartilhando, a decisão que precisamos fazer, a mensagem que queremos passar – e poucas atenção a como estamos conversando.

Aqui estão os passos para melhorar a forma como você planeja e participa em reuniões, para que a “reunião” não seja mais uma palavra ruim.

1) Defina uma agenda.

As reuniões saem dos trilhos quando não há preparação adequada. Antes de pisar na sala de conferências ou na cafeteria, faça as seguintes perguntas:

  • Qual é a única coisa de primordial importância que você gostaria de realizar?
  • O que você está mais preocupado com esse dia e com o que você quer concentrar?
  • Quais são alguns dos desafios que podem prejudicar o foco e o que você vai fazer para colocar a reunião em ordem?
  • O que seus colegas estão procurando obter desta reunião?

E se você estiver encarregado de montar a reunião, planeje terminar um pouco antes do tempo de término atribuído, em vez de usar cada minuto, com a finalidade de uma transição mais suave de volta ao trabalho. Para fazer reuniões de equipe mais produtivas, tente configurar os pontos de discussão como perguntas para mover a conversa pra frente, por exemplo, “Como podemos melhorar a comunicação?” versus “Comunicação da equipe”.

2) Comece com a colaboração.

Independentemente do propósito da reunião, é melhor começar com uma nota positiva, com uma pergunta como “O que está indo bem até agora?”

Então, incentive a definição de metas colaborativas perguntando: “Onde queremos estar no final desta reunião?”. E então, se pergunte qual é a melhor maneira de conseguir isso.

Você deve apresentar estas questões, se necessário, mesmo que você não seja o responsável final da reunião.

E se você estiver no comando, considere fortemente uma regra contra o uso de celulares para evitar que a reunião leve os membros da equipe a checarem seus telefones. Se o uso de computadores é inevitável, lembre-os da política de não olharem emails ou redes sociais. Importante também cada um ficar responsável por monitar o outro.

3) Mantenha os interesses dos seus colegas em mente.

As piores reuniões envolvem uma só pessoa falando, como se aquele encontro fosse pra ela desabafar, enquanto os outros têm que fingir que ouvem. Existem maneiras melhores e mais eficazes de fazer esses repasses.

Não esqueça que a razão pela qual todos vocês estão sentados é, em primeiro lugar, aumentar o desempenho de cada um individualmente e de todos como equipe. Podemos sugerir vários pontos-chave:

  • Quando aplicável, ilustre seus pontos com uma anedota ou exemplo da vida real que mostra o efeito em colegas ou clientes.
  • Divida comentários mais longos em segmentos fáceis de digerir, como por exemplo, “Há três coisas que me falam sobre isso. Um … Dois … Três …”)
  • Quando você sentir a necessidade de discordar ou suscitar uma preocupação com um dos seus colegas, não despeje a ideia imediatamente, o que pode torná-los defensivos. Em vez disso, encontre o que quiser sobre a ideia básica ou a intenção por trás disso, e depois explique por que você acha que há uma abordagem melhor.
  • Se você não está recebendo o que precisa de seus colegas, não tenha medo de pedir isso.

4) Certifique-se de que a discussão produza resultados.

Uma reunião verdadeiramente ruim pode se desenrolar de acordo com dois extremos: todo mundo finge que as ideias dos outros são ótimas ou ninguém está disposto a aceitar nada.

Para ter reuniões de equipe mais produtivas, não promova um sentimento de pensamento coletivo uniforme – é importante haver discussões. Mesmo que você goste de uma das ideias do seu colega, sinta-se livre para fazer o papel do advogado do diabo para ver se eles podem defender seu plano, revelando se eles pensaram o suficiente sobre o assunto e estão prontos para lidar com potenciais obstáculos.

Por outro lado, se todos estão frustrados e discutindo, intrometa-se e deixe claro onde todos estão de acordo. Trabalhe em direção ao comum acordo sobre os temas mais importantes e aceite que há alguns em que coisas certas partes nunca se entenderão 100%. Muitas vezes, as questões de desacordo em uma reunião caótica não são mesmo relevantes para o propósito da reunião e, portanto, vale a pena que o time faça uma lista de suas preocupações que não são pertinentes para aquele momento, com a finalidade de discussão posterior.

5) Tenha um controle sobre o comportamento desafiador.

Não importa o quão bem você planeja, todos são sujeitos de ter um dia ruim e, se alguém trouxer isso para a sala, as reuniões podem ser bastante inúteis. Não iguale uma agressão ou uma atitude conflitante com uma reação de mesmo nível. Isso só piorará as coisas. Tente também enxergar se as pessoas ao seu redor estão tendo esse tipo de comportamento.

Se as pessoas estão sendo irritantes, lembre-se de que elas provavelmente se sentem ameaçadas por um dos gatilhos comuns: exclusão, injustiça, sentimento desprezado, falta de autonomia, falta de competência, uma ameaça a seus valores ou incerteza. Eles podem até estar exaustos e impacientes.

Se você quer se tornar um empreendedor e polímata, você deve aprender o que são soft skills e começar a desenvolvê-las desde hoje, que são habilidades comportamentais.

Para melhorar a situação, resista à tentação de reagir emocionalmente e analise objetivamente o comportamento do seu colega. Determine por que eles se sentem ameaçados de alguma maneira e calmamente e abordam diretamente a fonte de suas preocupações.

6) Faça um resumo da reunião.

Mesmo uma reunião eficiente e eficiente corre o risco de ser desperdiçada se não for devidamente concluída. É especialmente fácil para os funcionários esquecer alguns “próximos passos” ao final de uma longa discussão, mesmo que eles estejam envolvidos e engajados.

Sempre permita um momento para recapitular as decisões-chave ou refletir sobre os pontos de vista levantados na reunião e concordar com as etapas que cada pessoa irá tomar.

7) Tenha menos reuniões.

Quando as pessoas estão sentados em uma sala tomando notas e debatendo, elas não estão fazendo os seus trabalhos, de forma direta. Mesmo uma reunião de trinta minutos pode ter impactos negativos drásticos na produtividade de uma empresa. Se você realiza uma reunião de trinta minutos e tem trinta funcionários que participam, isso representa uma perda de 15 horas de trabalho. São quase dois dias úteis completos. Assim, quando você está planejando reuniões, você precisa se certificar de que eles valem a perda de produtividade.

O objetivo das reuniões é permitir que a informação seja compartilhada entre um grupo inteiro de pessoas ao mesmo tempo. Se a informação é valiosa e as mudanças são feitas ou o conhecimento é parte do output do encontr, então a reunião pode valer a pena. Muitas vezes, no entanto, a informação que é compartilhada não é necessariamente valiosa. Líderes de organizações muitas vezes não consegue avaliar com precisão a quantidade de informações que seus funcionários já conhecem e também as informações de que precisam saber.

Uma última consideração para você ter reuniões de equipe mais produtivas.

Depois de tomar essas etapas fazer suas reuniões de equipe mais produtivas, considere os resultados de cada uma delas. Se grande parte do seu tempo é gasto em reuniões que não levam a lugar algum, consulte sua equipe e veja se há uma maneira de melhorar o fluxo de trabalho dela através da redução de reuniões recorrentes ou mesmo outras maneiras de fazer as coisas acontecerem. Já vi equipes que faziam repasses de tarefas feitas e não feitas da semana em sete minutos e aquelas que quebravam longas discussões em reuniões em pé, o que obriga as pessoas a estarem 100% concentradas e desconfortáveis.

Você pode querer também ler sobre nossas dicas para ter uma equipe mais produtiva.

Pode ser interessante fazer mais reuniões entre as próprias pessoas e menos com a equipe inteira, assim elas são mais focadas, diretas ao ponto e sem muita possibilidade de divagar.

Um lado importante de começar a ver reuniões com outros olhos é criar a mentalidade de que reuniões não são obrigações dolorosas, mas sim oportunidades de colaborar e aproveitar ao máximo seu trabalho.

Aprenda como ler mais livros por ano

Ler mais livros por ano não é somente sobre os números ou vaidade, mas é uma chance de você descobrir novas perspectivas, melhorar seu conhecimento e também se tornar um polímata. Então, se você está aqui, você já acha que livros são fantásticos (e são mesmo) e quer desenvolver mais o seu lado de leitor, mas existe um pequeno problema: como começar ou quebrar a sua rotina atual que te impede de ler mais?
Como transformar um mero interesse em livros em um estilo de vida? Ou se você é novo para essa coisa toda leitura-por-prazer, como saber quais livros são bons e quais são ruins?

Aqui estão os 6 passos que você pode dar, a fim de se tornar um melhor leitor

1) Comece com temas ou gêneros que você ama.

Se você não se preocupa com algo, você não vai gostar de ler sobre isso. Por que desperdiçar seu próprio tempo? Isso não é uma prov.. Não existe uma lista oficial de leitura (embora tenhamos uma lista de recomendações que julgamos que todo mundo deveria ler).

Todos os seus amigos amam história da Europa oriental? Isso não significa que você tenha que amá-la. Talvez todos os seus amigos estejam mais pro lado de vampiros brilhantes, ou jovens feiticeiros, ou heroínas com arco e flecha, mas que simplesmente não é atraente para você? Sem problemas.

Comece com o que te desperta algo. Sobre o que você ama conversar? O que você gosta de aprender? O que você gosta de fazer? Sobre quais tipo de pessoas que você gosta de falar?

2) Busque os livros que você gosta.

Hoje, clubes e redes sociais de leitura estão muito comuns e, cada vez mais, surgem sites de nicho para gêneros de leitura. Por isso, use alguns destes sites para encontrar um livro que você curta:

  • GoodReads: talvez a maior rede social de livros. Você pode catalogar os livros que você já leu, navegar facilmente por recomendações, ler sinopses, avaliações em profundidade. Só que é em inglês (o único da lista).
  • Skoob: similar ao GoodReads, é também uma rede de livros e está em português. Possui um sistema de recomendações mediano, mas com leitura de trechos.
  • Estante Virtual: É um ecommerce de livros de sebos. Sempre pesquisamos aqui quando o preço da Amazon está alto (e usávamos muito antes de a Amazon chegar). Tem um bom acervo e listas bem interessantes.
  • Amazon: Claro! A gigante de livros chegou ao Brasil e eles possuem listas e listas de recomendações. Pessoalmente, eu tenho até uma lista de desejos já com alguma dezena de futuras leituras. Ela é ótima para você também ler as opiniões de outras pessoas.

3) Use listas de livros para ainda mais opções.

Você também pode fazer uso da infinidade de listas de leitura disponíveis. Atualmente acompanhamos dois sites que são simplesmente geniais em recomendar leituras sobre negócios e filosofia: BigThink e The School of Life. Você pode usar sites ou canais de YouTube que fazem pesquisas para conseguir suas recomendações, entre os exemplos estão:

PBS Space Time – astrofísica e sci-fi

Idea Channel – cultura pop

The School of Life – filosofia, relacionamento e arte

Big Think – pensamentos sobre os desafios do séc XXI

Seeker – política e questões atuais

Vox – política e cultura pop

Você pode fazer suas próprias pesquisas nos canais relacionados, tendo em vista que muito desses conteúdos estão no YouTube, pelos temas que mais te interessam.

4) Folheie sem culpa.

Há um livro clássico sobre leitura, apropriadamente intitulado “Como ler livros”, escrito por Mortimer J. Adler. Nele, o Sr. Adler dá uma recomendação sobre a forma de abordar um livro que você está prestes a começar a ler:

Em primeiro lugar, você não sabe se quer ler mesmo o livro. Você não sabe se ele merece uma leitura analítica. Mas você suspeita que sim, ou pelo menos que ele contém informações ou insights que seria interessante para você se você pudesse desenterrá-los. Em segundo lugar, vamos supor – e frequentemente é o caso – que você tem um tempo limitado para saber disso. Então, o que você deve fazer é folhear o livro, ou, como alguns preferem dizer, pré-lê-lo. Folhear ou pré-leitura é o primeiro subnível da leitura da inspecção. Seu objetivo principal é descobrir se o livro requer uma leitura mais cuidadosa. Em segundo lugar, folheando eu posso dizer muitas outras coisas sobre o livro, mesmo se você decidir não para lê-lo novamente com mais cuidado. “

O que é interessante é que, você já sabe como folhear; é o que você faz em mídias sociais e sites como este durante todo o dia. Use essa habilidade em cada livro que você pegar. Leia a introdução; os títulos dos parágrafos de cada capítulo; folheie e leia um uma ou duas linhas aqui e ali; leia a contra-capa; leia para as sinopses.

Soa interessante? Quer saber mais? Em seguida, comece a ler. Mas e se o livro não parecer interessante? Coloque-o na estante e encontre um outro livro. Existem muitos lá fora.

5) Use a Regra das 50 páginas.

Uma vez que você folheou um livro o suficiente para saber que quer lê-lo, aplique esta pequena regra no lugar. Ela é uma regra pessoal que desenvolvemos porque que às vezes eu encontrava um livro que parecia ótimo, mas não me trazia nada de interessante; e, sim, eu me sentia estranho desistindo do livro. Como se o livro se preocupasse conosco.

Descobri também que, por vezes, um livro pode ser difícil de começar, mas pode vir a ser incrível se eu seguir a leitura.

Assim, a regra das 50 páginas (às vezes, 100 páginas).

50 páginas é geralmente um pedaço bom o suficiente para saber se o livro vale a pena ou não. Se você já tá tão nele, 50 páginas podem passar sem nem se sentir. Agora mantenha a leitura.

6) Encontre um tempo de qualidade para ler.

Um grande mito: você não precisa de muito tempo para ler. Você só precisa começar a usar aquelas janelinhas no meio de atividades. Ou quando você sabe que está usando seu tempo de maneira ruim. Quantas vezes por dia você precisa verificar Facebook, realmente? Ou você precisa realmente descer toda sua timeline do Instagram e curtir e comentar todas as fotos? Faça algo melhor. Leia o seu livro.

A chave é ter o seu livro ou tablet contigo em todos os momentos. Deixe-o em sua mochila e, da próxima vez que você está no ônibus, esperando no escritório ou faculdade, esperando no restaurante/shopping, leia seu livro.

Relaxe à noite com um livro, antes de dormir. Estudos mostram que a luz de telas de computador, TV e celular pode realmente perturbar o seu sono. Você sabe o que não perturba o seu sono? Um livro.

A menos que você fique tão interessado que você não consiga colocá-lo de volta na estante, e se ver ainda acordado à meia-noite, porque falta apenas mais um capítulo. Sim, isso pode acontecer.

Gostou das nossas dicas para ler mais livros por ano?

Que tal compartilhá-las com seus amigos e ajudar todos a lerem? As melhores recomendações que já tivemos foram as dos meus amigos. Eles são os que mais sabem nossas preferências, então são mais capazes de acertar. E na verdade a Amazon está ficando muito boa nisso.

Em seguida, você pode ler este artigo do nosso polímata Fabio Torlai, sobre como como ler livros mais rápido para aprender de forma eficiente.

5 dicas para melhorar seu portfólio de projetos ou currículo

“Porque eu não tenho experiência, ninguém me contrata. Mas se ninguém me contrata, como vou conseguir experiência?!”

Esse é um dilema enfrentado por quem tá começando e fica na dúvida de como enriquecer o currículo e o portfólio. Não só universitários enfrentam essa questão quando estão buscando emprego, mas muitos que decidem se jogar na vida de freelancer podem chegar a esse impasse na hora de compor um portfólio atrativo.

Acontece que existem, sim, muitas maneiras de se destacar numa busca por trabalho mesmo sem ou com pouca experiência. Aqui vão cinco dicas para melhorar seu portfólio de projetos ou currículo, assim aumentar sua competitividade na hora de conseguir um trabalho:

1) Voluntariado

Cada vez mais as empresas valorizam pessoas que doam um pouco de seu tempo, talento e conhecimento aos que necessitam – e nem precisamos dizer o bem social que isso faz.

O voluntariado faz você conhecer um pouco a perspectivas de outras pessoas, entender seus mundos e seus problemas, exercitando a  empatia.

Todas essas habilidades vão se mostrar muito úteis quando estiver trabalhando em grupo.

Você pode conseguir, ainda, aliar o trabalho voluntário com sua área de atuação, a fim que no final contribua para melhorar o seu portfólio de projetos ou currículo.

Como começar? Se você não conhece um grupo de voluntariado em sua cidade, basta buscar por “voluntariado + nome da sua cidade” no Google. Sim, simples assim. Ainda, é provável que no site do seu município ou indo até a prefeitura, consiga boas recomendações.

Claro, fique atento, dá uma olhada nas informações da instituição, se ela gerencia com boa eficiência os seus recursos e se você irá aprender durante a sua jornada lá. Tire o máximo de proveito dessa experiência, realmente doando sua atenção.

2) Capacitações técnicas curtas

Hoje a variedade de cursos é gigantesca para você se formar em qualquer área. Online, você encontra muitos cursos gratuitos. Mesmo. Já com os presenciais, você pode conferir os cursos da Aldeia, que são rápidos, direto ao ponto e reconhecidos pelo mercado de trabalho. Com certeza, isso dará uma segurança a mais à empresa durante a contratação para o emprego.

Cada vez mais vem surgindo as escolas informais, que trazem especialistas do mercado, falando numa linguagem prática e direcionada ao fazer.

3) Crie seu próprio trabalho

Caso você tenha um espírito mais comercial e um pouco mais de tempo, você pode criar você mesmo algum projeto – fazer algo de forma empreendedora vai te agregar muito em seu portfólio, currículo e à sua experiência pessoal.

Você pode organizar uma palestra, um evento, trazer alguma marca internacional ou fazer um plano de melhoria para alguma empresa, por exemplo. Para facilitar, junte um grupo de pessoas que você conheça e façam um brainstorm sobre o que vocês poderiam fazer e o que precisa ser feito. Quem sabe não surge um negócio a partir daí?

Leia também: Como escolher um sócio para abrir sua em empresa contigo

4) Ofereça ajuda aos seus amigos

Um pouco conectado com o ponto anterior, a nossa sugestão é de você identificar uma área que você goste ou tenha já atuado de alguma forma não-profissional anteriormente.

Por exemplo, eu já fiz promoção digital e gerenciei redes sociais antes disso se tornar uma profissão para mim. E, em 2012, eu abordei uma empresa e fiz um freelance: para cada cliente que eu conseguisse, eles me dariam uma porcentagem da vendas. Como eu não tinha experiência para demonstrar e nem resultados, fizemos um jogo ganha-ganha, pois eles não teriam que me pagar de antemão (depois, eu me tornei um funcionário deles e com uma boa remuneração!). Essa experiência me permitiu testar meus conhecimentos num ambiente profissional de verdade. Embora não era contratado, sentia a pressão e demanda como qualquer outro.

Você deve ter amigos que estejam lançando projetos ou com empresas no início; pode ser uma boa você ir até eles e oferecer sua ajuda. Para eles, vai ser uma mão na roda. Para você, mais um projeto pra adicionar ao seu portfólio.

5) Vagas menos concorridas

 

A última alternativa da lista, mas não a menos importante, é de você ir atrás de vagas menos concorridas (mas que estejam dentro de suas escolhas de áreas de atuação) para começar.

Uma grande oportunidade é a de começar com poucas responsabilidades dentro de uma empresa e muitas chances de aprender, entender o contexto daquela empresa e daquele setor e absorver tudo o que puder, assim você terá uma base muito sólida para poder crescer.

Procure em sua região por agências de estágio, que geralmente oferecem também muitas vagas entrantes (para quem tá no começo – geralmente não requerem experiência) nas empresas.

Outra solução são os sites de trabalho freelancer, como Fiverr, 99jobs, Workana e tantos outros. Embora a concorrência nesses sites seja grande, é uma oportunidade para você conseguir trabalho com o intuito de melhorar seu portfólio de projetos ou currículo.

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Como terceirizar tarefas para ser mais produtivo

Todo empreendedor quer ser mais produtivo e ter mais tempo para a gestão estratégica da sua empresa, mas geralmente não sabe como conseguir isso.
Primeiramente é preciso saber que ser produtivo não é fazer várias coisas ao longo do dia, é fazer as atividades que são necessárias para a realização dos seus objetivos, seja tornar sua empresa líder de segmento no mercado ou pode viajar por todo o mundo, as demais atividades sendo obrigatórias ou não só lhe mantem ocupado, não produzindo.

Primeiro passo: sua lista de tarefas.

Para começar a ser mais produtivo, posso citar que você deve ter uma lista de tarefas, mas não naquele formato de “coloque tudo o que você tem para fazer na lista”, nela deve conter apenas atividades que te levem as suas metas e objetivos e elas devem ser organizadas de forma que facilitem a execução de cada uma.
Também é importante evitar as distrações, rede sociais, telefone e principalmente o e-mail pois ele sempre trará novas tarefas ou problemas a serem resolvidos, mas lembre-se tudo tem sua hora e você deve criar horários para checar essas distrações.

Você precisa também ter a sua agenda, para não virar agenda dos outros, ou seja, você precisa definir suas atividades da semana ou mês em blocos, criar períodos específicos para realizar determinadas atividades, por exemplo, terças e quintas no período da manhã ficam destinadas para as reuniões da empresa, quarta a tarde agendamentos externos (médicos, dentistas e etc) e assim os demais dias da semana, dessa forma você terá sempre um espaço maior de tempo para determinada atividade e poderá realmente focar naquilo que está fazendo.

Seguindo esses passos você começará a se tornar mais produtivo, mas ainda você terá atividades menos importantes que devem ser feitas e é agora que você precisará Terceirizar suas Tarefas.

Leia também: Por que você deve repensar a duração das tarefas

Como a terceirização de tarefas pode te tornar mais produtivo.

A terceirização de tarefas pode lhe proporcionar aumento da produtividade e mais tempo livre. Imagine que enquanto você está atendendo um futuro cliente tem alguém que no mesmo momento está pagando suas contas, respondendo seus e-mails, atendendo o telefone da sua empresa e até prospectando novos clientes, quando você terminar sua reunião além de ter fechado um novo contrato, terá muitas outras coisas feitas. Isso representa um aumento de produtividade para você e para a sua empresa.

Para saber se vale terceirizar suas atividades é preciso checar o valor da sua hora e a o valor da hora de quem irá executar a sua tarefa e compará-las, mas além disso é importante observar a sua habilidade em determinada tarefa e quanto tempo você leva para executá-la, pois alguém mais experiente pode executá-la em menos tempo e com mais precisão, nesse caso a comparação do valor de hora muda, pois você pode contratar alguém com um valor de hora maior que a sua sendo que a atividade será executada na metade do tempo. Por exemplo, você precisa desenvolver uma boa planilha em Excel, mas suas habilidades com a ferramenta são baixas, você gastaria no mínimo duas horas para criar a planilha, sendo que o valor da sua hora é R$10,00 e da pessoa que você terceirizou é R$ 15,00, porém como ela tem habilidades com planilhas ela desenvolverá a planilha em uma hora, lhe custando R$ 15,00 e não mais R$ 20,00 das suas duas preciosas horas.

Pense também nas atividades que você deixa de fazer para executar as atividades obrigatórias do dia a dia, como pagamento de contas, responder e-mails com dúvidas simples e frequente, emissão de notas fiscais, organização de arquivos, solicitação de orçamentos e etc., com esse tempo você poderia estar adquirindo novos conhecimentos, pensado estrategicamente, captando novos clientes, poderia estar aumentando a receita da sua empresa.

Também tem aquelas atividades que sempre são deixadas de lado ou são feitas da forma mais básica possível, como por exemplo o controle financeiro, sendo que ele é uma ferramenta fundamental para o bom andamento de qualquer empresa e para o planejamento de crescimento, então nada melhor ter alguém capacitado para controlar essas informações.

Leia também: 10 mitos de produtividade que te impedem de ser mais eficiente

Outra coisa muito importante que devemos estar cientes é que as tarefas nunca vão acabar, quando você terminar de fazer algo já terá três ou mais novas tarefas lhe esperando, então terceirizar suas tarefas será uma necessidade.

Mas como encontrar alguém para executar todas essas tarefas? Nos dá RK Secretária Remota executamos exatamente esse tipo de serviço, terceirização de tarefas dos nossos clientes, nos tornamos uma extensão de nossos clientes na área que eles mais necessitam, eles encontram em nós todo comprometimento e confiança que precisam para delegar atividades da sua empresa.

Mas quem pode e deve terceirizar suas tarefas? Quem mais precisa desses serviços, são microempreendedores, pequenas e médias empresas, profissionais liberais e também pessoas físicas, que sentem que sempre estão sem tempo e que só estão “apagando incêndios” o dia todo.

Se ainda está com dúvida sobre terceirizar suas tarefas, deixo uma frase de um dos meus clientes: “Só quem tem uma secretária remota sabe como é libertador ter alguém para cuidar de suas questões burocráticas e administrativas.”.